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Detrás del despacho de un administrador, se esconden muchas horas de trabajo, de dedicación para mejorar las condiciones de vida en las fincas. Conseguir rentabilizar nuestro tiempo ha sido y sigue siendo una de nuestras prioridades y desde hace unos años hemos encontrado en la tecnología un aliado. Ahora, en ese inmenso mundo se ha unido el servicio jurídico conocido como “Tercero de Confianza”.
• El Tercero de Confianza permite certificar acuerdos, advertencias de comportamientos incorrectos por parte de algunos vecinos o exigencias de cobro de pagos atrasados, enviados a través de un simple correo electrónico con el mismo valor que un burofax
• La notificación certificada electrónica permite la entrega directa a una dirección electrónica, lo que puede representar ahorros del 95% frente la vía tradicional
• A través del despacho virtual, si el administrador lo autoriza, cualquier propietario puede consultar las facturas de forma electrónica, siendo un complemento perfecto al informe de ingresos y gastos
La figura del Tercero de Confianza
Las transacciones electrónicas son una parte importante de nuestro trabajo y, cada vez más, requieren de una seguridad legal en Internet, y por ello es necesaria la tercera parte de confianza para que garantice legalmente cualquier movimiento telemático entre dos partes desde una notificación o una contratación electrónica. Una garantía legal en la realización de peticiones de pago o de comunicados de suma importancia conforme al artículo 25 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico española.
«Intervención de terceros de confianza. 1. Las partes podrán pactar que un tercero archive las declaraciones de voluntad que integran los contratos electrónicos y que consigne la fecha y la hora en que dichas comunicaciones han tenido lugar. La intervención de dichos terceros no podrá alterar ni sustituir las funciones que corresponde realizar a las personas facultadas con arreglo a Derecho para dar fe pública. 2. El tercero deberá archivar en soporte informático las declaraciones que hubieran tenido lugar por vía telemática entre las partes por el tiempo estipulado que, en ningún caso, será inferior a cinco años.»
La Ley crea en dicho artículo el Tercero de Confianza, figura que podrá ser utilizada por las partes de un contrato para “archivar en soporte informático (y durante un plazo mínimo de 5 años) las declaraciones de voluntad que integran los contratos y notificaciones electrónicas y consignar la fecha y la hora en que dichos actos han tenido lugar” (siendo admisible en juicio – como prueba documental- el documento electrónico en donde se archiven tales transacciones).
Con esta figura imparcial, ajena a ambas partes, se pretende dotar a dichos participantes de la máxima protección, seguridad, confianza y garantías, al certificarse por un Tercero el contenido de una notificación, comunicación, o contrato online.
Gracias al acuerdo establecido entre algunas empresas- como el firmado entre IESA y Logalty- el sector ya cuenta con una protección para garantizar la seguridad jurídica en las comunicaciones que se desarrollan entre el administrador a la comunidad de propietarios, clientes, proveedores y terceros, permitiendo a los profesionales notificar cualquier aviso enviado a través de este mediador.
Mediante este servicio de notificación, tanto electrónica como postal, acuerdos, advertencias de comportamientos incorrectos por parte de algunos vecinos o exigencias de cobro de pagos atrasados, que han sido enviados a través de un simple correo electrónico o por vía ordinaria, en el caso de no tener acceso a Internet, obtienen el mismo valor que un burofax.
Notificaciones certificadas: postal o electrónica
Algunas de las prestaciones diseñadas por el servicio de Tercero de Confianza creado por las empresas del sector son:
A) Notificación Certificada Postal. Equivalente al servicio de burofax de Correos, ofrece importantes mejoras. Se garantiza y se incluye la integridad del contenido, acuse de recibo y su custodia por un mínimo de cinco años (6 meses en el caso del burofax), permitiendo enviar hasta 3 páginas (o más por un mínimo extracoste) frente a la única del burofax. Con un ahorro de costes de hasta el 50% respecto al tradicional burofax y teniendo la posibilidad de notificar internacionalmente a más de 175 países.
B) Notificación Certificada Electrónica. Con los mismos efectos que la Notificación Postal, su diferencia radica en que la entrega se realiza a una dirección electrónica. El tamaño equivalente de envío (sin gráficos) sería de aproximadamente 18 páginas dentro de la misma notificación y a un coste que puede representar ahorros del 95% frente la vía tradicional utilizada de Notificación.
Otras herramientas
Además de esta figura jurídica, los administradores de fincas tienen a su disposición una serie de herramientas on line que consiguen ahorrarle tiempo, espacio y mejorar su día a día en el desempeño de sus funciones. Estas aplicaciones empiezan a explotarse como medios únicos de gestión, ya que se comprueba fehacientemente su amplio alcance de gestión.
Así, empiezan a acuñarse términos técnicos como Despacho Virtual en Internet, obviando el despacho físico. Este espacio, que atraviesa una barrera físicamente infranqueable gracias a estas tecnologías, consigue poner al alcance de los vecinos toda la documentación con la que trabaja el administrador y que está vinculada con su edificio. Si el administrador lo autoriza, el usuario-propietario puede consultar las facturas de forma electrónica, siendo un complemento perfecto al informe de ingresos y gastos, consiguiendo una transparencia total en la gestión.
Y para dar un paso más en el sector, se empiezan a implantar en nuestro día a día herramientas que nos ayuden a digitalizar todos los documentos en un momento. La cantidad de papeles acumulados en nuestro despacho es incalculable y registrar todo esto implica una inversión de tiempo, que podríamos estar dedicando a otras tareas.
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