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Por Victoria Uceda Quecedo. Abogada. Quecedo Abogados y Ana Belén Chaparro Ruiz. Abogada. Quecedo Abogados.
Aunque los datos personales de los propietarios suelen tratarse y protegerse adecuadamente, no son pocas las ocasiones en que su mal uso o comunicación indebida genera malestar o incluso conflictos en las Comunidades. En el presente artículo se refieren las materias más frecuentes que suelen ser objeto de consultas a la AEPD, dada su importancia y la elevada cuantía de las posibles sanciones (hasta 600.000 €) .
1. La protección de datos como Derecho Fundamental: Derecho a la autodeterminación informativa
La protección de datos de carácter personal, es un Derecho Fundamental garantizado por la Constitución Española (CE), cuyo contenido esencial ha quedado definido por la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000 (STC), de 30 de noviembre como un derecho independiente y autónomo en nuestro sistema constitucional.
Se trata de un Derecho Fundamental de nueva generación, signo evidente de nuestros tiempos que nuestra Carta Magna de 1978 ya intuía reconociendo como derechos fundamentales el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. También preveía ya la limitación del uso de la informática para garantizar dichos derechos y su pleno ejercicio (artículo 18.1 y 4 CE).
La citada STC de 30 de noviembre señala expresamente que el “derecho fundamental a la protección de datos, a diferencia del derecho a la intimidad atribuye a su titular un haz de facultades que consiste en su mayor parte en el poder jurídico de imponer a terceros la realización u omisión de determinados comportamientos…”.
La cesión de datos personales a la Comunidad de Propietarios no requiere el consentimiento expreso por parte del copropietario siempre que ésta los use para los fines previstos en la Ley de Propiedad Horizontal y los propios de su funcionamiento normal, teniendo en cuenta que su tratamiento debe llevarse bajo el principio del secreto
En resumen, el contenido de este Derecho Fundamental se refiere a cualquier tipo de dato personal sea o no íntimo, cuyo conocimiento o empleo por terceros pueda afectar a sus derechos sean o no fundamentales. De esta manera, el sujeto posee la autodeterminación informativa como una facultad para salvaguardar su esfera privada, y garantizar que los terceros que los utilicen lo hagan con respeto y dentro de un determinado orden. Igualmente, éste puede tener control sobre sus datos y saber en todo momento para qué se recaban, cómo se tratan, para qué se utilizan o a quién se le ceden o comunican y, poder decidir si consiente o no su cesión.
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LO 15/1999 de 13 de diciembre, LOPD) y el Reglamento que la desarrolla (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre) conforman en la actualidad el cuerpo legal básico donde se desarrolla este Derecho Fundamental.
Lo que pretendemos plantear es el impacto que supone la aplicación de la normativa sobre protección de datos personales en el campo de las Comunidades de Propietarios y en el destinatario final, esto es, el propietario.
2. ¿Qué datos son protegibles/protegidos?
La LOPD define los datos de carácter personal como “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables” (art. 3). Por otro lado, el Reglamento que la desarrolla establece que se considera dato de carácter personal “Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables” (art. 5.1.f).
La Comunidad deberá informar a los copropietarios de la finalidad de la recogida de datos personales y del tratamiento que se dé a éstos, así como la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en la Ley.
Se trata, por tanto, no sólo de los datos básicos de identificación de una persona (nombre y apellidos) sino también de cualquier información que haga referencia a una persona y permita identificarla (DNI, fotografías, videos, voz, huellas, etc.) o hacerla identificable, o cuando la identidad pueda determinarse directa o indirectamente mediante información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural, o social.
3. La protección de datos en las Comunidades de Propietarios
Las Comunidades, como cualquier otra organización o empresa, manejan datos de carácter personal (nombre de los propietarios, teléfono de contacto, dirección particular, D.N.I., dirección de correo electrónico, cuentas corrientes, etc.) que deben protegerse convenientemente y evitar su divulgación.
Debemos partir de la idea esencial de que si vivimos en un edificio, urbanización, zona residencial, etc., el lugar donde se encuentra ubicada nuestra vivienda es compartido por otros propietarios, lo que hace necesario la creación de una entidad que se rija por normas de convivencia y que esté dotada de órganos de gobierno y de gestión. Esto es, la Comunidad de Propietarios y sus órganos: Presidente, Vicepresidente, Junta de Propietarios, Secretario de dicha Junta, y/o Administrador de la Comunidad.
Como copropietarios, al integrarnos en una entidad global que requiere de información personal para su funcionamiento normal, cedemos nuestros datos personales a la organización común que será la titular de esos datos en el sentido de decidir cómo protegerlos, usarlos, etc.
Esta cesión de datos personales a la Comunidad de Propietarios no requiere el consentimiento expreso por parte del copropietario siempre que ésta los use para los fines previstos en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y los propios de su funcionamiento normal, teniendo en cuenta que su tratamiento debe llevarse bajo el principio del secreto (art. 10 de la LOPD).
Es la Comunidad la que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de los copropietarios, proveedores o trabajadores que emplea y la obligada al cumplimiento de la normativa sobre protección de los datos de los que es titular.
Por ello, la Comunidad deberá informar a los copropietarios de la finalidad de la recogida de datos personales y del uso y tratamiento que se dé a éstos, así como la posibilidad de ejercitar por los copropietarios los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en el art. 5 LOPD.
Todos los datos personales de los vecinos (nombres, teléfonos, direcciones y datos bancarios) conforman el Fichero de los propietarios que debe ser inscrito por la Comunidad en la Agencia de Protección de Datos Española (AEPD), según la LOPD.
4. Distinción entre responsable y encargado de los datos. Funciones del Administrador de la Comunidad
La LOPD contiene una específica nomenclatura para aludir a las distintas personas relacionadas con los datos personales.
En primer lugar, la LOPD identifica como “responsable de los datos” al titular de éstos, es decir, la persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido y uso del fichero. En el caso de los datos personales de los copropietarios, la titular es la Comunidad de Propietarios, como consecuencia de la cesión de los datos personales de los vecinos a la Comunidad al integrarse aquéllos en ésta.
Por tanto, es la Comunidad de Propietarios la que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de los diferentes copropietarios o de los proveedores o trabajadores que emplea y es la obligada al cumplimiento de la normativa sobre protección de los datos de los que es titular.
Debe distinguirse del Responsable de los datos la figura del “encargado de su tratamiento” que es definida por la LOPD como aquella persona física o jurídica que sólo o conjuntamente con otros, trata datos personales por cuenta del Responsable del fichero. (art. 3 g). Esta función, según lo dispuesto en la LPH, corresponde al Secretario de la Junta, cargo que suele ser desempeñado por el Administrador de la Comunidad.
Habitualmente la Comunidad de Propietarios no dispone ni de un despacho, ni de equipos o archivos para la custodia de los ficheros, por lo que suele trasladar al Administrador el cumplimiento de las obligaciones en materia de Protección de Datos que competen a la Comunidad que administra y de ahí la confusión que se suele generar entre las distintas figuras intervinientes.
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