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Se estima que una buena gestión y coordinación de todos los activos inmobiliarios de las empresas, minimizando costes, permite obtener ahorros de entre un 15% y un 35% en la cuenta de gastos de explotación. El Facility Manager es la persona especializada en la gestión integral de ese patrimonio inmobiliario, de acuerdo a las necesidades particulares de cada empresa.
• El Facility Management ayuda al cliente a identificar los puntos que se deban exigir al contratista y a establecer conjuntamente un plan de acción que busque la mejora de resultados
• Las principales áreas de responsabilidad del Facility Manager son la gestión inmobiliaria de servicios, de inventarios, de espacios, de instalaciones o de mantenimiento
• Esta figura es recomendable en cualquier empresa en la que los servicios asociados a la propia gestión de activos superen el 30% del presupuesto total de la misma.
• El Facility Manager diseña un plan estratégico para la empresa inmobiliaria para saber dónde ir, estar, cuántos empleados se necesitan, y como desarrollar la actividad en el futuro.
El Facility Management es la disciplina mediante la cual se consiguen unos resultados óptimos en los servicios generales de cualquier compañía al gestionarlos como un todo. Dada la situación actual, esta nueva forma de gestión es imprescindible en cualquier empresa en la que los servicios asociados a la propia gestión superen aproximadamente el 30% del presupuesto total de la misma. Como servicios asociados nos referimos a todos aquellos que no forman parte del Core Business de la organización.
Además por su forma de gestión y medición de resultados, facilita el seguimiento y renovación de certificaciones de tipo ISO. Se consigue un alto porcentaje de disponibilidad de las instalaciones y espacios minorando costes económicos, es lo que se entiende por “tener más y de mejor calidad por menos dinero”. Facility Management, es, ante todo, gestión. Se trata de una disciplina que siempre ha existido en la empresa pero no se le ha prestado la suficiente atención al no formar parte del núcleo del negocio y por tanto no considerarse en los resultados favorables de la compañía.
Actualmente en España el concepto de Facility Management está cobrando fuerza debido a la creciente necesidad de fomentar el ahorro en las organizaciones. La situación económica en la que nos encontramos ha impulsado la tendencia a reducir costes indirectos de todas las empresas; pero el auge del Facility Management en nuestro país es también debido al gran esfuerzo divulgativo de colegios profesionales, asociaciones de Facility Management y de los profesionales que las componen. No obstante, mientras en España es una práctica relativamente reciente, en otros países está implantado con éxito desde hace más de tres décadas.
Gestión del Facility Manager en las empresas y sus tareas
El Facility Manager es la persona que aplica unos determinados procedimientos estandarizados para llevar a buen puerto la tarea de gestión y coordinación de todos los activos inmobiliarios de las empresas, minimizando coste con objeto de aumentar el saldo positivo en las cuentas de resultados.
Si analizamos las tareas diarias que lleva a cabo este profesional diremos que nos encontramos ante un profesional con un talante especial y experimentado en todo tipo de actividades que se desarrollan en las organizaciones empresariales tales como; RRHH, abogado, diseñador, arquitecto técnico, ingeniero, ingeniero técnico, arquitecto, economista y gerente empresarial. Pero es gracias a las herramientas diseñadas para el Facility Manager de tipo GMAO (gestión de mantenimiento asistido por ordenador) o las CAFM (aplicaciones de gestión basadas en CAD) por lo que se puede llevar el control de la Gestión, haciendo de las tareas complejas de las facilities un poco más fáciles y cómodas permitiendo conocer los recursos disponibles de la organización, su localización y sus operaciones de mantenimiento, al instante.
Se considera que una eficiente gestión y explotación de los activos inmobiliarios por parte del Facility Manager puede obtener ahorros de entre un 15% y un 35% en la cuenta de gastos de explotación. La complejidad de la gestión de las facilities por la cantidad de áreas que se consideran, exige un amplio conocimiento de los sistemas de los edificios, su uso y conservación, servicios a contratar, seguridad activa y pasiva, ergonomías, normas a aplicar de obligado cumplimiento, herramientas para la gestión, habilidades directivas…
Beneficios de la Gestión del Facility Manager generando valor en la empresa
Se deduce que una buena gestión del Facility Manager deriva en cuatro beneficios principales:
En primer lugar, la empresa puede disponer de sus activos en las mejores condiciones posibles. Por otro lado, una buena gestión de los espacios y de los puestos de trabajo permite una mejora de la productividad y también ayuda a la fidelización de los trabajadores. En tercer lugar, un buen modelo de mantenimiento ayuda a mantener la disponibilidad del activo para la función de la compañía. Por último, una planificación correcta consigue grandes ahorros en la cuenta de resultados.
Para poder establecer y poner de manifiesto la generación de valor por parte del Facility Manager es necesario establecer el conjunto de indicadores que permiten analizar su gestión y su contribución a la generación de valor en la organización.
Esta metodología permite además cuantificar el aporte de valor del Facility y su visibilidad para las empresas y sus directivos.
Ventajas del Facility Management
Después de una pequeña introducción pasemos a tratar más con detenimiento las ventajas de incorporar el Facility Management en las empresas. Y es que optimizando los recursos de una organización se pueden conseguir ahorros considerables. Si los activos inmobiliarios constituyen uno de las partidas más importantes dentro de los activos de las empresas, ¿por qué no les prestamos atención y las explotamos para aumentar el valor de las mismas?
La primera gran ventaja pasa por la optimización de recursos. Las empresas que quieran ser competitivas hoy tienen que repensar una gestión mucho más eficaz de sus recursos y el Facility Management ha dado y está dando muy buenos resultados en otros países y debe implantarse en las empresas españolas cuanto antes.
En todos los Edificios es necesaria la figura de un Gestor, Administrador, Director, Jefe de Servicios Generales, que se encarguen de coordinar las facilities para añadir eficacia y optimizar en todas las actividades que no formen parte del Core Business de la empresa, pero que influyen en el correcto desarrollo de la misma. Detectaremos perfectamente cual es el Core Business de la empresa con el análisis de la cadena de valores que permite conocer las actividades necesarias para satisfacer a los clientes. De esta manera el Facility Management se encamina a optimizar esos edificios, que pertenecen o utiliza la corporación y sus necesidades operativas.
Otra de las ventajas del Facility Management consiste en la flexibilidad que se confiere a los espacios de trabajo. En tiempos de crisis, el número de empleados en las empresas varía y la forma de trabajar también. Conocer la situación actual es fundamental y también el primer paso a seguir, el segundo paso es el plan estratégico, es importante saber donde ir, estar, cuantos empleados necesito ahora, y como voy a desarrollar mi actividad en el futuro.
El Responsable de Servicios Generales, Patrimonio, y/o Facility Manager tiene que conocer y deberá participar en la confección del mismo. El tercer paso es flexibilizar la empresa. ¿Cómo? Estudiando la organización, los empleados, el espacio, la interrelación entre los distintos departamentos o cómo se trabaja dentro del mismo. Se deben establecer estándares, perfiles, se debe examinar el mobiliario a utilizar y su ergonomía. Con toda la información se procede a dar la solución más adecuada, además si se comparten recursos se genera un ahorro de espacio y dinero. La flexibilidad de los espacios y sus inmuebles es clave para competir.
Gestión integral
El Facility Management considera la gestión integral de las infraestructuras y los servicios generales de las empresas con el objetivo de optimizar espacios y recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional. Esta disciplina global en otros países aglutina además áreas técnicas y de Recursos Humanos. La última actividad que falta por hacer rentable en las empresas son los servicios generales, es por lo que un uso racional de los activos conseguirá a corto y largo plazo unos resultados significativos en las cuentas de los resultados de las empresas.
En la gestión integral del Facility Manager se engloba lo que hasta ahora había estado disgregado entre los Responsables de Patrimonio, Servicios Generales e Inmuebles. El concepto de gestión integral no se queda tan solo en la gestión patrimonial de los inmuebles y en el desarrollo del mismo, además añade eficacia a los edificios.
Su aplicación contribuye de forma decisiva a la reducción y optimización de costes asociados, siendo las principales áreas de responsabilidad del Facility Manager, entre otras, la gestión inmobiliaria, de servicios, de inventarios, de espacios, de instalaciones o de mantenimiento. Todos estos servicios tienden a manejar el segundo mayor centro de coste dentro de una empresa, después del de Recursos Humanos.
El papel del Facility Manager en los proyectos de construcción
La ventaja de contar con un Facility Manager desde la fase de proyecto de construcción ayudará a fijar los costes de uso del inmueble a la baja con respecto a lo habitual. En cuanto a las decisiones que se están tomando en los últimos años a la hora de construir y reformar por parte de los distintos profesionales podemos decir que el Facility Manager está en contacto continuo durante el proceso de las obras con los profesionales que intervienen en la misma tales como los Arquitectos, Aparejadores, Ingenieros y el Project Manager. La relación con este último debe ser estrecha. El Facility Manager podría cubrir perfectamente el vacío entre las fases de construcción y explotación de los inmuebles.
Outsourcing (subcontratación de servicios)
La forma de mantener los activos inmobiliarios se inclina cada vez más por externalizar los servicios (Outsourcing) y centrarse más en su negocio. Es una razón más por la que la figura del Facility Manager cada vez cobra más peso en las organizaciones, sobre todo en las que reúnen ciertas condiciones tales como; elevada tasa de movilidad, organizaciones con un elevado número de inmuebles o de empleados, empresas con fuertes gastos en operaciones internas y de mantenimiento, ocupando grupos de áreas tan diversas en la gestión del mantenimiento de instalaciones como: Jardinería, Servicios de seguridad, Sistemas de elevación, Extracción y ventilación, Climatización, Sistemas de prevención de incendios, Optimización energética…
Dificultades de aplicación y divulgación del Facility Management
En muchas empresas, hoy, existe un bajo nivel de concienciación sobre la importancia que tiene la gestión eficiente de las facilities y ello fundamentalmente porque los directivos no conocen o comprenden el concepto del Facility Management. Perfectamente se puede entender la dificultad de su aplicación en las empresas porque hasta no hace mucho se carecía del volumen suficiente de profesionales formados en esta disciplina. El empleo de expresiones inglesas como el Facility Management para designar determinados funciones y formas de gestionar los activos inmobiliarios perjudica su difusión y lo que es peor, su aplicación. En España hasta ahora las personas que desempeñaban estas funciones se les designaban “Directores de Servicios Generales”. Hoy cada vez más las funciones residen en los Facility Managers formados adecuadamente en esta disciplina.
Consideración de los departamentos de Mantenimiento
El concepto que tienen un gran número de directivos de empresas sobre sus departamentos de mantenimiento, es que gastan demasiado, son consideradas como poco productivas con respecto al servicio nuclear de la empresa, pero que el mismo no funcionaría sin este departamento de soporte. Los responsables de este servicio se les plantea un poco difícil convencer a los directivos para que consideren el mantenimiento como centro de beneficio que añade valor al conjunto de la empresa. Actualmente Mantenimiento contempla sus costes como un todo a repartir entre los distintos departamentos más un coste variable en función del uso de recursos del mismo. Se pueden reducir los costes de mantenimiento sin disminuir la calidad de los mismos, es preciso para ello cambiar la forma de programar y planificar, disminuir las falsas urgencias y centrarse por ejemplo en las averías repetitivas que suelen ocasionar indisponibilidad de las instalaciones además de los correspondientes costes de reparación. Es necesario pensar cómo hacer las cosas y no pensar en ¿Cómo se han estado haciendo hasta ahora?, El cambio es necesario, porque hoy, las empresas y las necesidades de las mismas son otras.
Formación
Los nuevos modelos de gestión de los activos inmobiliarios obligan a formar a nuevos Facility Managers, pero sólo una adecuada formación garantiza el éxito de la actividad diaria de este profesional. En otros países la formación del Facility Manager está reglada, sin embargo en nuestro país la formación adecuada se consigue a través de cursos superiores y master que se imparten a profesionales relacionados con la edificación.
Desde el Colegio de Aparejadores se ha detectado la carencia de profesionales en Facility Management que solicitaban las empresas. Con el objetivo de formar a Técnicos cualificados en esta disciplina el Colegio organiza un Curso Superior presencial que se imparte en las aulas de la Sede Colegial. Dicho curso va dirigido a todos los expertos que intervienen en el proceso de la promoción y gestión inmobiliaria, tales como arquitectos técnicos, arquitectos, ingenieros, administradores de fincas, abogados y economistas, que se dediquen o se quieran dedicar a la gestión de edificios o activos inmobiliarios, instalaciones o servicios y que quieran adquirir las capacidades necesarias para convertirse en Facility Manager. Los profesores del Curso están seleccionados entre profesionales expertos en cada una de las materias, por lo que la aportación de experiencia es un valor añadido del curso muy importante.
Las tendencias actuales en dirección y organización incorporan conceptos de Management estratégico, tecnológico y organizativos de mantenimiento
¿Por qué Facility Management? Pretende ser de utilidad para aquellas empresas que han de orientar y adecuar la función mantenimiento para que den respuesta a las necesidades que generan los nuevos entornos competitivos en los que se han de desenvolver las empresas. El Facility Management ayuda al cliente a identificar los puntos que se deban exigir al contratista y a establecer conjuntamente un plan de acción que busque la mejora de resultados, por lo que debe considerar una figura necesaria y obligada para aquellas empresas que busquen la excelencia en su gestión.
Manuel Rodríguez Blanco. Facility Manager del Colegio Oficial de Aparejadores de Madrid
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