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En la primera parte de este artículo, se comentó que la gestión documental es un proceso de soporte imprescindible para la ejecución de los procesos clave que abarca todas las áreas de negocio de una empresa y que requiere definir una política y unos objetivos. Los procesos de gestión de los documentos no son algo aislado sino que forman parte de los procesos de la empresa. En este sentido, es importante que el sistema de archivo y los demás sistemas de la organización ñpor ejemplo, el sistema de gestión de la calidadñ avancen en paralelo, a fin de integrar la organización y la gestión de los documentos en las actividades diarias.
En esta segunda parte, se tratará de cuatro aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar eficazmente una política de gestión de los documentos: su formalización, los principios de la gestión documental, el ciclo de vida de los documentos y el modelo de archivo.
Una correcta gestión de los documentos de archivo hace posible un acceso ágil y eficaz a los documentos, preservándolos con garantías durante el tiempo necesario. Para conseguir esto hay que aplicar unos principios básicos y definir un modelo de archivo teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos
Una vez definida la política de gestión de los documentos, hay que plantearse los procedimientos y las prácticas de organización del sistema de archivo. Para formalizar la política y establecer unos procedimientos hay que pensar siempre en una serie de acciones:
a) Organizar: repartir el trabajo y saber quién hace qué. Todos los empleados de la empresa deben conocer las actividades que tienen asignadas y sus responsabilidades respecto a la gestión de los documentos («qué se debe hacer y quién debe hacerlo´´).
b) Documentar: poner por escrito qué se debe hacer y cómo se va a hacer. El hecho de poner por escrito las prácticas de archivo permite que empleados nuevos o que cambian de puesto sean operativos más rápidamente.
c) Comunicar: los documentos que formalizan los procedimientos, como el manual de archivo, deben estar bien redactados, ser breves pero no ambiguos, incluir ejemplos prácticos y ser de fácil consulta. La adecuada comunicación de los procedimientos es esencial para el cumplimiento de los mismos, ya que su finalidad es «hacer lo que se ha escrito´´.
d) Evaluar: examinar con regularidad si el sistema de gestión de los documentos de archivo sigue los procedimientos definidos y si lo hace de forma eficaz, poniendo de manifiesto las disfunciones que puedan producirse.
e) Mejorar: a partir de «evaluar cómo se hace´´ es posible «pensar en cómo mejorar lo que se hace´´. La formalización de los procedimientos ayuda a valorar su puesta en práctica y mejorarlos, aumentando su eficacia. No es posible mejorar la eficacia de actividades que están poco definidas, situación que es bastante habitual en la gestión de los documentos de archivo.
En función de la política y los objetivos (nivel estratégico: «¿por qué?´´, «¿hacia dónde?´´) se definirán los procedimientos de gestión de los documentos de archivo (nivel organizativo: «¿qué se hace?´´, «¿quién lo hace´´?) para, finalmente, especificar la manera de realizar una tarea concreta mediante instrucciones de trabajo o protocolos (nivel operativo: «¿cómo se hace?´´, «¿con qué se hace?´´).
Un error frecuente cuando se pretende solucionar los problemas de archivo es «empezar la casa por el tejado´´, es decir, preocuparse de cómo ordenar un expediente de obra, archivar la documentación fiscal y contable del ejercicio anterior o guardar un documento electrónico en el servidor local, sin haber definido previamente un marco de actuación (una política y unos responsables) que sustenten estas prácticas.
El vértice de la pirámide representa los principios generales de la política de gestión documental. El nivel intermedio contiene los procedimientos que se implantan para alcanzar estos principios. En la base de la pirámide se encuentran las instrucciones de trabajo o modos operativos que indican de forma detallada la manera de realizar una tarea concreta.
¿Por qué?
¿Hacia dónde?
¿Qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
Política y objetivos
Procedimientos
de organización
Instrucciones
de trabajo
La «pirámide documental´´
La «pirámide documental´´ permite descomponer los diferentes elementos que se han de tener en cuenta a la hora de poner en funcionamiento el sistema de gestión de los documentos de archivo. El vértice de la pirámide representa los principios generales de la política de gestión documental. El nivel intermedio contiene los procedimientos que se implantan para alcanzar estos principios. En la base de la pirámide se encuentran las instrucciones de trabajo o modos operativos que indican de forma detallada la manera de realizar una tarea concreta.
Una vez definida la política de gestión de los documentos, hay que plantearse los procedimientos y las prácticas de organización del sistema de archivo
A fin de dar soporte a sus actividades y cumplir con el entorno legal y normativo, las empresas han de crear y mantener documentos auténticos, fidedignos y utilizables, protegiendo su integridad durante el tiempo que sean necesario conservarlos.
La norma ISO 15489, actualmente en fase de información pública en AENOR para su conversión en norma española, describe una serie de principios básicos que permiten llevar a cabo unas buenas prácticas de gestión de los documentos:
a) determinar los documentos que deben crearse en cada proceso de negocio y la información que deben contener;
b) decidir el soporte y el formato en que deben crearse e incorporarse los documentos al sistema de archivo y las tecnologías que deben usarse;
c) determinar para los documentos electrónicos los metadatos («propiedades´´) que deben crearse con el documento y cómo se vincularán y gestionarán estos metadatos a lo largo de los procesos documentales;
d) determinar los requisitos para recuperar, utilizar y transmitir documentos entre diferentes usuarios o procesos de negocio y cuánto tiempo han de conservarse para satisfacer estos requisitos;
e) decidir cómo organizar los documentos de forma que se facilite su utilización;
« valorar los riesgos que comportaría no disponer de documentos que evidencien o justifiquen una actividad;
g) preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo para cumplir los requisitos del negocio;
h) cumplir los requisitos normativos y legales, las normas de calidad, prevención y medio ambiente aplicables y la política de la organización;
i) asegurar que los documentos se conservan en buen estado y en un entorno seguro;
j) asegurar que los documentos se conservan únicamente durante el tiempo en que son necesarios o pueden ser requeridos;
k) identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia y calidad de los procesos que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos.
Un aspecto fundamental a la hora de establecer procedimientos de organización de los documentos es tener presente que cualquier documento atraviesa diversas fases desde su creación o recepción. Es lo que se conoce como «ciclo de vida´´ de los documentos:
1. Durante un período de tiempo más o menos largo los documentos se están tramitando y su uso es muy frecuente con el fin de resolver los asuntos para los cuales fue creado: principalmente tienen un valor administrativo.
2. Con el transcurso del tiempo va perdiendo utilidad y cada vez son menos utilizados, aunque es necesario conservarlos por razones fiscales, legales o contractuales, porque así lo requieren los procesos de auditoria interna o de gestión de la calidad, la prevención y el medio ambiente, o bien porque contienen información de interés.
3. Finalmente, se plantea ya su eliminación, ya su conservación permanente.
A cada fase del ciclo de vida de los documentos le corresponde un tipo de archivo:
1. Archivo de oficina. Es el archivo que contiene la documentación que está «viva´´; de uso muy frecuente, tiene que estar al alcance de la mano. Los documentos se encuentran en la unidad o departamento que los produce. Desde aquí, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al archivo intermedio.
2. Archivo intermedio o central. En este archivo se conservan temporalmente los documentos que todavía es preciso guardar ya que la revisión de un asunto, una inspección fiscal o un proceso judicial pueden hacer necesario recuperar un documento. Los documentos suelen conservarse en un depósito de archivo central que comparten los diferentes departamentos de la empresa. Este archivo ha de ser accesible y tener capacidad para guardar una gran cantidad de documentos.
3. Archivo histórico. En este archivo se conservan permanentemente aquellos documentos que reflejan la evolución de la empresa y constituyen su «memoria´´ histórica. En general, sólo entre un 5% y un 15% de los documentos han de transferirse del archivo intermedio al archivo histórico. Se han de tener en cuenta las condiciones físicas que garanticen la preservación de los documentos.
Una adecuada gestión de los documentos de archivo implica establecer el circuito documental que va a seguir un tipo de documento desde que es creado o recibido hasta que, por último, es destruido o conservado definitivamente
. . .
. .
Archivo de oficina Archivo central Archivo histórico
Ó
Xx
Ó
Xx
Los documentos se conservan por razones:
administrativas fiscales testimoniales
legales
auditoría interna…
Documentos conservados
a lo largo del tiempo
transferencia
transferencia
eliminación
eliminación
El ciclo de vida de los documentosA partir del análisis del ciclo de vida de los documentos que maneja la empresa, se ha de determinar que tipo de sistema de archivo es el más adecuado para la organización:
- Archivo centralizado. Todos los documentos semiactivos de la empresa se almacenan siguiendo un único sistema de instalación de las cajas de archivo en el depósito, de modo que se garantiza que toda la información (con los niveles de acceso y seguridad que se establezcan) pueda ser consultada por el personal. Permite economizar espacio y recursos ya que se asegura un expurgo sistemático de la documentación obsoleta, aunque exige que haya un responsable definido, un archivero o gestor documental, que gestiona y controla la entrada y salida de los documentos.
- Archivo departamental. Cada unidad o departamento dispone de una sección en el depósito de archivo donde se ocupa de organizar los documentos que genera. Se trabaja con mayor rapidez cuando se consultan documentos creados por el mismo departamento pero, en cambio, resulta difícil localizar los documentos elaborados por otros departamentos. Este modelo descentralizado presenta una serie de desventajas: la información se duplica con mucha facilidad, se pueden producir inconsistencias (versiones diferentes de un mismo documento) y se dificulta el control de los documentos en el depósito de archivo. Requiere una buena coordinación entre los diferentes departamentos para llevar a cabo las tareas relacionadas con el mantenimiento del archivo.
Sea cual sea el modelo de archivo elegido, es importante que se trabaje empleando un plan de clasificación corporativo y unos procedimientos de archivo comunes. Se trata de crear una estructura de archivo adecuada a las necesidades específicas de la empresa, de tal manera que se preserven adecuadamente los documentos y sea posible localizarlos de manera rápida y fiable.
Un caso real de aplicación de la norma ISO 15489
Acsa Agbar Construcción, empresa constructora del Grupo Aguas de Barcelona, está poniendo en funcionamiento un nuevo sistema de gestión de la documentación de archivo a partir del trabajo de consultoría desarrollado por Planificación Jurídica-Centro de Documentación, una empresa ubicada en Barcelona que ofrece servicios de asesoramiento jurídico y de consultoría en organización y gestión.
En Acsa Agbar Construcción se ha empleado la metodología definida en la ISO 15489:2001 Información y documentación ñ Gestión de documentos, actualmente en fase de información pública como proyecto de norma UNE-EN. Un motivo fundamental para elegir esta metodología es que establece los requisitos de conservación de los documentos con valor contractual y legal, un factor crítico en las actividades de una empresa dedicada a la gestión de contratas y servicios públicos y al desarrollo de proyectos de edificación, obra civil y medio ambiente. También ha sido determinante en la aplicación de esta norma la necesidad de regular la gestión de los documentos de archivo como soporte al sistema de gestión de la calidad y el medio ambiente (normas ISO 9001 e ISO 14001). Uno de los resultados del trabajo de consultoría ha sido la redacción del manual de gestión documental, que actuando en paralelo con el manual de calidad, prevención y medio ambiente, define responsabilidades y competencias y establece los procedimientos para la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición final (conservación o eliminación) de los documento de archivo.
Cuadro 1
Preguntas de organización del sistema de archivo
«qué se debe hacer y quién debe hacerlo´´.
qué se debe hacer y cómo se va a hacer..
«hacer lo que se ha escrito´´.
examinar con regularidad el sistema de gestión
«pensar en cómo mejorar lo que se hace´´.
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