Cómo preparar bien una Junta de propietarios y evitar problemas (Incluye modelos)

Dentro de los órganos de gobierno de una comunidad, la Junta de Propietarios, es el órgano supremo de la Propiedad Horizontal, a través del cual se manifiesta la voluntad de los propietarios singulares y en el que radican las facultades rectoras de este régimen jurídico, para el mejor logro de los intereses comunes.

¿Cuantas clases de Juntas de propietarios permite la ley?

La Junta de Propietarios y el Presidente son los dos órganos que de acuerdo con la LPH ineludiblemente deben existir para la correcta administración y gestión de la Comunidad. Los otros cargos previstos en la LPH (Secretario, Administrador, Vicepresidente), o en los estatutos (Tesorero, Junta Rectora, etc.) pueden faltar, siendo en este caso sus funciones asumidas por el Presidente.

Es posible que en los estatutos se prevea la existencia de otros órganos colectivos especiales, constituidos por propietarios que, por ejemplo, tengan que soportar determinados gastos, de los cuales quedan exentos los demás propietarios, en cuyo caso es posible que pueda diligenciarse el libro de actas correspondiente a la Junta General de Propietarios.

Las relaciones entre la Junta y el Presidente, son de jerarquía, ya que en todos los supuestos en los que la actuación de la Junta es exigible, no bastará la simple autorización del Presidente, quien por sí solo no podrá realizar actos que requieran el previo acuerdo de la Junta. Incluso en la realización de los asuntos de su competencia deberá acomodar su actuación a las decisiones de la Junta, ante la cual deberá rendir cuentas y, en su caso, responder de su gestión.

En cuanto a su frecuencia, a LPH sólo impone la celebración de una Junta anual para la aprobación de los presupuestos y las cuentas.

La LPH no somete su celebración a una fecha o periodo determinado, sólo precisa la necesidad de que se convoquen por lo menos una vez al año, periodicidad que facilitará la correcta marcha de la vida comunitaria, sobre todo en lo referente al nombramiento de los cargos que se hacen por un año.
Es posible y válido que en los estatutos se amplíe la periodicidad y que en el orden del día se recojan otros asuntos distintos, además de la aprobación de cuentas y presupuestos, si bien en este caso, deberá tenerse en cuenta el requisito de la antelación previsto en el Artículo.16.3 LPH proporcionado a la importancia del asunto a tratar.

Por exclusión toda junta que  no tenga carácter ordinario será extraordinaria  y  se convocarán en todas las ocasiones que lo considere conveniente el Presidente, o cuando lo pidan la cuarta parte de los copropietarios o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación.

¿Quien convoca las juntas de propietarios?  Requisitos de la convocatoria

Respecto a la convocatoria de la Junta (sea ordinaria o extraordinaria)  se realizará por el Presidente de la Comunidad de Propietarios, si bien corresponde a éste hacer la correspondiente convocatoria de la Junta, a través del Secretario, es normal en la práctica que la convocatoria se lleve a cabo, por delegación de éste, por el Administrador o Secretario. El Presidente debe hacer la convocatoria, pero no es preciso que la firme.

Aunque la junta es convocada por el presidente todo propietario individual de un piso o local del edificio, puede pedir que la Junta estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad, a tal efecto, dirigirá escrito al Presidente, en el que especifique claramente los asuntos que pide sean tratados, el cual los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre.

En la citación correspondiente, debe constar el lugar, el día y la hora de celebración y el orden del día, pues, como antes se ha indicado, aunque la asistencia sea voluntaria, no cabe privar a ningún propietario del previo conocimiento de los temas a tratar, que les sirva para decidir su posición y su asistencia, lo que resultará imposible si no figura en la convocatoria.

La citación debe ser personal y por escrito en el domicilio señalado, que constituya la residencia de los titulares en España, o, en su defecto, en el propio piso o local y, subsidiariamente, en el tablón de anuncios o lugar destinado en la finca a estos fines, sin que quepa que las convocatorias, con todos los requisitos exigidos, se efectúen verbalmente, toda vez que ello quiebra las garantías concernientes al propietario. La citación a la Junta no realizada por escrito sería nula.

La LPH no dice nada sobre la forma que ha de adoptar la citación, con lo cual, puede utilizar la notarial, la efectuada por carta certificada, telegrama o burofax. Lo importante es poder demostrar que esta citación se ha llevado a cabo para evitar posibles impugnaciones posteriores alegando un defecto de convocatoria.

Las citaciones a la convocatoria de la Junta se practicarán:

– En el domicilio que el propietario hubiera comunicado al Secretario a efectos de notificaciones.
– En defecto de esta comunicación, se tendrá por domicilio el piso o local perteneciente a la Comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo.

En la convocatoria a la Junta se debe adjuntar la lista de aquellos propietarios que no se hallen al corriente de pago de los gastos comunitarios, puesto que la situación de endeudamiento del propietario  conlleva la privación del derecho de voto, todo ello con el fin de que el propietario moroso pueda subsanarla mediante  impugnación judicial o consignación judicial o notarial.

La citación para la Junta ordinaria anual se hará, cuando menos, con seis días de antelación. Al tratarse de un plazo fijado por días, el de la citación debe quedar excluido del cómputo y contarse los seis días a partir del siguiente a la recepción de la citación, aviso, carta certificada, etc

Si la Junta es extraordinaria no se exige un determinado plazo, lo único necesario es que los propietarios conozcan de dicha junta. La citación debe hacerse con la antelación que sea posible para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados y éstos dispongan del tiempo suficiente para acudir a la misma.

Cuando no se ha citado a todos los propietarios estamos en presencia de un supuesto de nulidad absoluta e insubsanable, y ello porque para que puedan adoptarse válidamente acuerdos es necesario que hayan sido convocados todos los comuneros, pues su presencia en las reuniones no solamente tiene como finalidad la de votar en un sentido u otro, sino también la de exponer las razones que estimen convenientes en defensa de su postura.

La falta de convocatoria conlleva la nulidad del acuerdo al que se llegó en la Junta, por lo tanto, el mismo es susceptible de impugnación por el interesado en el plazo de un año.

En la convocatoria de las Juntas se deberá hacer indicación en forma concreta de los asuntos que se presentan a los propietarios para ser discutidos y en su caso, adoptar los acuerdos que corresponda, no siendo válida una citación en la que no se hiciera constar el orden del día. No obstante, esta exigencia no significa que sea preciso que el orden del día se redacte de manera amplia y exhaustiva, bastando con que sea suficiente para la comprensión y el conocimiento de los propietarios.

En la convocatoria además del orden del día se indicará, hora y lugar de la junta, indicación, que sólo viene a referirse a la descripción de la materia con sus notas individualizadas de referencia a los asuntos a tratar sobre la cual habrá de versar la junta y, sin que ello exija en rigor, la exposición previa de todos los datos o instrumentos de conocimiento precisos para poder participar o deliberar de forma decidida en dicha Junta.

¿se debe incorporar alguna documentación  a la convocatoria de la Junta?

La  ley no exige ningún tipo de documentación, aunque constituye una práctica bastante habitual  que cuando se convoca la Junta con un determinado orden del día se acompañe suficiente documentación para conocimiento previo de los propietarios.

Así es normal que junto con la convocatoria, se entreguen para su examen las cuentas del ejercicio, en las que se relacionen los ingresos, los gastos, el saldo final de la Comunidad, los saldos individuales de los propietarios, las relaciones de las facturas pagadas, así como un estadillo de las aportaciones solicitadas, pagadas y pendientes de pago.

También es habitual que si la Junta tiene como propósito acordar la realización de determinadas obras de reparación, a la convocatoria se una copia de los presupuestos presentados para su estudio por parte de los copropietarios.

Celebración de la junta

A la Junta pueden y deben asistir todos los propietarios  ya sea personalmente o mediante representación. La asistencia de los copropietarios a la junta es voluntaria, estos harán uso de su facultad de asistir tomando como elemento decisorio el orden del día.

La condición de miembro de la Junta corresponde de pleno derecho a todos los propietarios del inmueble, incluso para aquellos quienes de acuerdo con la ley se encuentran privados de su derecho de voto por no encontrarse al corriente en el pago de las deudas vencidas con la Comunidad.

El derecho a asistir a las Juntas constituye un derecho inderogable e irrenunciable, por lo que cualquier cláusula en este sentido debe tenerse por no puesta. Tampoco sería eficaz cualquier cláusula que atribuya una posición favorable en la Junta a determinados propietarios, otorgándoles un voto plural o un coeficiente de voto superior al que ostente en la Comunidad, por ejemplo si se otorgara un voto de calidad al Presidente o Administrador en caso de empate.

Como excepción al derecho a tener la condición de miembro de la Junta a todo propietario, cabe citar el caso de la agrupación de Comunidades, en las que serán los Presidentes de las Comunidades agrupadas quienes ejercerán los derechos de miembro en la Junta de nivel superior, «en representación» del conjunto de los propietarios de cada Comunidad; representación que no será personal y expresa sino colectiva, ya que requerirá la previa obtención de un acuerdo mayoritario en el seno de la Junta de Propietarios de la Comunidad a la que representan.

Aunque los componentes naturales de la Junta son los propietarios la normativa no prohíbe la presencia en el desarrollo de la sesión de otras personas, bien, como meros espectadores, bien como asesores letrados de los Propietarios o en cualquier otro concepto, siempre que las circunstancias concurrentes no pongan objeción y la Presidencia lo permita.

En principio, se permite la asistencia a la Junta de un Notario para dar fe de lo tratado en la misma, no obstante el Presidente puede negarse a su presencia al no ser propietario, ni acudir como tal o en representación o delegación de otro. En cualquier caso la figura del Secretario es la que asume las funciones de dar fe de lo ocurrido en la Junta.

Parece lógico que puedan asistir los sujetos que desempeñan los cargos de la Comunidad, aunque no sean propietarios, por ejemplo el Administrador, así como los peritos y técnicos ajenos a la Comunidad que el Presidente convoque para que la Junta pueda deliberar asuntos sobre los que puedan dar la oportuna información.

Respecto de los posibles ocupantes de los pisos y locales en calidad de arrendatarios, cabe destacar que las Juntas de Propietarios, están compuestas por los diferentes titulares dominicales del edificio, de ahí que resulte inapropiado calificarlas como Juntas de Vecinos. El título de participación y concurrencia a la Junta es la propiedad y no la simple vecindad, de ahí que existiendo algunos pisos alquilados, éstos carecerán del derecho de asistencia y voto. Los usufructuarios podrán asistir y votar en los términos y condiciones previstos en él.

Constitución de la Junta