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En el presente trabajo se abordan los elementos básicos de la preparación de una negociación, ya sea a nivel profesional o personal, como son la definición de los intereses, necesidades y deseos separándolos de las posiciones
- ¿Por qué negociar?
Una de las explicaciones más frecuentes del término «negociación´´ consiste en decir que se trata de un proceso en el cuál dos personas, con un determinado nivel de poder, con intereses comunes y en conflicto, ser reúnen para proponer y discutir propuestas explícitas con el objetivo de llegar a un acuerdo.
A partir de esta negociación se pueden extraer unos puntos básicos que están presentes en cualquier negociación:
– La negociación es un proceso. No se trata un acto único sino que se trata de un sistema complejo en el que se suceden diferentes fases cuya conclusión no siempre se produce ni está claramente delimitada.
– Negociar implica tener poder. Siempre hay un poder en cada una de las partes de la negociación. Aunque alguna de las partes no sea consciente del poder que posee y que puede ejercer, siempre existe tal poder. Si no existiera no cabría la negociación.
– La negociación se da entre intereses comunes y en conflicto. Nunca negociamos ni tenemos conflictos con alguien con el cual no tenemos nada en común, ya sea compartir una organización en la que se prestan los servicios o bien estamos interesados en mayor o menor medida por los servicios que nos puede aportar o que le podemos ofertar. Aunque este aspecto es obvio nunca puede ser olvidado en el marco de la negociación. Por más elevada que sea la tensión derivada de una negociación o duro el conflicto que surja siempre existirán entre las partes unos elementos comunes, a compartir y, probablemente, que conservar. Es a partir de los elementos comunes a través de los cuales se van a construir los acuerdos.
Negociar siempre implica tener poder aunque alguna de las partes no sea consciente de ello
– Se proponen y discuten propuestas explícitas: Lo que se pone sobre la mesa en una negociación son propuestas explícitas, ofertas, argumentos y razonamientos que salen de la voluntad de una de las partes y que, únicamente, representan una parte de la realidad. Sin embargo, estas proposiciones expresas se combinan y complementan con razones subjetivas, más o menos ocultas, que, generalmente, no salen a la luz. Cada una de las partes oculta sus razones más o menos ocultas, intenta descubrir las razones ocultas de la otra parte, para ver cómo combinarlas a su favor en relación con las proposiciones expresas.
– Finalmente, la negociación sólo existirá cuando exista voluntad real por las partes implicadas en llegar a un acuerdo. Cuando una de las partes hacer ver que negocia pero, en realidad, no tiene interés alguno en llegar a un acuerdo con la otra parte, no se producirá la negociación y, en cualquier caso, no llegará a buen puerto.
Lógicamente, situaciones como éstas se dan con mucha frecuencia en la vida profesional y personal. Centrándonos en los aspectos profesionales, se pueden citar los siguientes ejemplos:
– Negociación del alquiler o la compra de un nuevo local para nuestro negocio.
– Negociación de la renovación o ampliación de un contrato de prestación de servicios de un cliente de toda la vida que ha recibido oferta de otros despachos.
– Negociación con un inspector de Hacienda o un inspector de trabajo cuando comprueban la situación de uno de nuestros clientes.
– Negociación para la incorporación o el mantenimiento de un profesional de valía a nuestro equipo empresarial.
Ficha de la negociación
– Motivo de la negociación:
– ¿Quiénes son las partes en la negociación?
– ¿Cuáles son mis intereses y objetivos?
– ¿Cuáles son los intereses y objetivos de la otra/otras parte/s?
– ¿Cuál es mi situación de poder?
– ¿Cuál es la situación de poder de la otra/otras parte/s?
– ¿Cuáles son mis propuestas iniciales?
– ¿Cuáles son las propuestas iniciales de la otra parte?
– ¿Cuáles son mis intereses comunes?
– ¿Cuáles son los intereses divergentes?
– ¿En qué condiciones se podrían considerar favorables los resultados obtenidos?
– ¿En qué condiciones se podrían considerar inaceptables los resultados obtenidos?
- Definición de los intereses y las posiciones
Los grandes maestros en el arte de la negociación explican que lo más importante en una negociación es buscar un acuerdo, un arreglo, un punto de equilibrio, entre los intereses de cada una de las partes en la negociación.
Lo determinante es, pues, la búsqueda de un equilibrio entre los intereses. Los intereses son las verdaderas y reales necesidades y deseos de las partes presentes en el conflicto. Son estos aspectos vinculados a factores psicológicos, económicos o de poder, por ejemplo, los que resultan determinantes para decantar la balanza a favor del acuerdo o para romper la negociación y destejer la vinculación que se había creado.
Estos intereses y deseos de las partes que intervienen en el proceso de negociación no deben confundirse con las posiciones.
Lo importante es llegar a un punto de equilibrio en cuanto a los intereses, las verdaderas y reales necesidades y deseos de las partes presentes en el conflicto
Las posiciones son las expresiones externas y concretas en las que, aparentemente, se expresan los deseos y necesidades de las partes pero que, raramente, coinciden exactamente con las necesidades e intereses completos de las partes que expresan las posiciones (ej. precios, plazos de tiempo, puestos preeminentes en la organización, denominación).
Ejemplos:
En el caso de que una asesoría quiera organizar una reunión de formación con clientes y el socio solicite a un joven profesional que prepare una de las ponencias de la sesión de formación, no sólo está en juego la colaboración del joven profesional en la reunión de formación sino que también representa otras cosas. Significa una muestra de apoyo de la organización a la reunión de formación y un ejemplo para otros profesionales de la organización.
En un supuesto en el que se renegocien las condiciones de un contrato de arrendamiento de una oficina, el arrendatario puede comprometerse a permanecer más tiempo en la oficina si se congela la renta de alquiler durante el plazo de prórroga del contrato. Pero no dice el arrendatario que ha efectuado recientemente unas inversiones importantes y necesita un plazo largo de tiempo para amortizarlas y, además, si se desplaza a otra oficina tendría que volver a efectuar reformas. Dentro de la misma negociación, el arrendador puede defender un incremento limitado del precio con la garantía de mayor duración del contrato si sabe que van a salir pronto al mercado muchos metros cuadrados de oficinas que pueden hacer que su producto no sea tan atractivo.
Si ofrezco a mis clientes el servicio de actualización y mantenimiento del sistema de protección de datos de carácter personal puedo no decir que he tenido que instalar este sistema para mi propia oficina y que he tenido que recibir formación para ello y comprar unos programas de ordenador para lo mismo.
Nivel objetivo del conflicto/ negociación
Se muestra a través de propuestas explícitas y se establecen las posiciones de cada parte
Nivel subjetivo del conflicto/ negociación
Se muestra a través de signos e informaciones parciales
Es en este nivel en el que se han de buscar las necesidades y los intereses reales de cada parte
En nuestra actuación negociadora solamente mostramos nuestros «argumentos´´. Expresamos las ideas y argumentos que sirven para defender nuestros intereses desde una perspectiva aceptable para el otro, mientras dejamos ocultos otras necesidades, otros deseos, que, quizás, no sean tan aceptables, tan admisibles para el resto.
De lo anterior se deduce que se hace necesario conocer bien cuáles son nuestras necesidades, deseos e intereses en el momento de negociar y separarlas de nuestros deseos y objetivos.
La necesidad se produce cuando nos preguntamos ¿qué pasará si no llegamos a un acuerdo? Si la consecuencia del no acuerdo es grave nos encontraremos con una necesidad (ej. si no llegamos a un acuerdo sobre la renovación de la duración del contrato de arrendamiento nos encontraremos sin lugar en el que desarrollar nuestra actividad profesional).
Las necesidades pueden ser de diferentes órdenes, económicas, estratégicas o psicológicas, por lo cual se han de definir las mismas desde todos los puntos de vista antes de iniciar cualquier negociación.
Cuando se discute sobre posiciones se puede llegar a diferencias insalvables en apariencia o considerando a determinadas personas como problemas
Por otro lado, no todas las partes en una negociación tienen necesidades aunque siempre se pueden encontrar deseos, es decir, aquellas circunstancias que son claramente positivas pero que, si no se dan, tampoco provocan pérdida alguna. Esta situación se da con frecuencia en el caso de negociaciones con proveedores a la búsqueda de mejores condiciones del servicio que nos presta (si no se llega a ningún acuerdo las consecuencias no serán graves).
Finalmente, los intereses serían los acuerdos que, razonablemente, consideramos que serían aceptables. Constituyen la plasmación concreta de nuestras necesidades y deseos.
Una vez definidos los objetivos, deseos y necesidades, se ha de pensar que discutir sobre posiciones no produce acuerdos inteligentes ya que cuando las partes negocian sobre posiciones tienden a cerrarse en dichas posiciones y olvidan que aquellos objetivos no son más que una definición de las necesidades, deseos y objetivos que, posiblemente, podrían ser cubiertos de otra manera.
Tampoco se puede olvidar, por otro lado, que la otra parte también existe y que también tiene sus necesidades y sus deseos, sus posiciones y sus objetivos. Aunque nos cueste reconocerlo también sean lícitos como los nuestros. De hecho los especialistas afirman que pocas veces las negociaciones carecen de ética pero que, con frecuencia, arrastran graves errores de estética, es decir, en cuanto a la forma de cómo se están relacionando las partes en la negociación.
Se ha de concluir, por lo tanto, que es necesario negociar sobre la base de intereses (necesidades y deseos) de una y otra partes y no sobre la base de posiciones ya que si no se pueden generar diferencias insalvables en apariencia o considerando a determinadas personas como los problemas.
Necesidades + Objetivos + Deseos
= Intereses
Posiciones concretas
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