Revista Inmueble | Noticias, información y actualidad sobre sector inmobiliario y derecho
En los últimos años, especialmente en la última década, las empresas del sector inmobiliario han experimentado una profunda transformación que, en muchos casos, les ha hecho pasar de ser compañías familiares con una gestión basada en la intuición, a hacer uso de las últimas tecnologías y modificar por completo la forma de actuar e incluso de pensar como empresa. En este contexto, los sistemas de gestión integral son el corazón de miles de negocios y ocupan un lugar destacado en la estructura de los procedimientos de multitud de compañías.
Bajo este prisma, para cualquier empresa, sea mediana o pequeña, la implementación de una aplicación corporativa no puede ser encarada como un simple cambio de tecnología. Se trata, por encima de todo, de un proceso de transformación organizacional.
Durante la elección de un sistema informático, las empresas se enfrentan a un gran número de problemas externos (de mercado, económicos, tecnológicos o legales) e internos (diferentes posturas y expectativas, presiones políticas internas´´). Por ello es importante contar con equipo de trabajo conformado por todas las partes implicadas en los principales procesos de la compañía que defina los requerimientos imprescindibles que debe cubrir la futura aplicación implantada.
En busca del software ideal
La importancia estratégica de adoptar la mejor solución para una compañía, aconseja un profundo estudio de los productos existentes en el mercado. Entre los sistemas emergentes en la actualidad, se encuentran las grandes plataformas de software de propósito general, -los clásicos ERPs- que han sufrido un proceso de adaptación sectorial. La ventaja de estos sistemas es que cuentan con una gama de módulos multidisciplinares, especialmente en lo que se refiere a temas de logística y producción. Estas soluciones presentan con frecuencia muchos obstáculos propios de su diseño monolítico: dificultad de implantación, rigidez funcional, pocas soluciones estándar (en muchos casos se venden con este calificativo los desarrollos a medida hechos a otros promotores), coste elevado, etcétera. En definitiva, es una opción que, aun siendo válida, exige mucha cautela a la hora de decidir.
Aparentemente, estas plataformas multidisciplinares pueden parecer la solución ideal. Sin embargo, son muchas las empresas ñalgunas bien conocidas por todos- que han padecido un continuo, costoso y aparentemente inacabable proceso de personalización que las ha llevado a revocar la decisión de implantar la plataforma elegida. Esto viene dado, en gran medida, por el desconocimiento del sector que tienen los fabricantes de los grandes sistemas que ignoran las exigencias de los profesionales del sector.
En medio de esta encrucijada, la alternativa es buscar elementos diferenciadores entre las soluciones existentes en el mercado. En este sentido, un buen software empresarial debería reunir la máxima excelencia en aspectos tales como los que a continuación se detallan:
– ¡mbito funcional: como es sabido, el mundo de la promoción inmobiliaria es complejo y pleno de las más variadas casuísticas. Un buen sistema debe ser completo y «anticiparse´´ a los acontecimientos venideros en un entorno tan dinámico como el que nos ocupa. La solidez funcional se manifiesta tanto en la variedad de módulos específicos del negocio, como en el detalle de los procesos que los componen.
– Innovación y Tecnología: el negocio inmobiliario es un escenario ideal para aprovechar el progreso que actualmente vivimos en el campo de la tecnología. En este sentido, es interesante para el promotor disponer de soluciones de movilidad, como aplicaciones para dispositivos PDA capaces de ejecutar determinados procesos que exigen el desplazamiento del personal o aprovechar las ventajas de Internet. De esta manera, se tendrá, por ejemplo, la posibilidad de efectuar las revisiones de los inmuebles previas a su entrega con la recogida de desperfectos. Otro elemento tecnológico de gran valor añadido es la posibilidad de comunicación directa con los compradores a través de un medio hoy en día de uso generalizado como son los mensajes tipo SMS. Funcionalidades todas que permiten el acercamiento a los clientes, dando a la promotora una imagen de empresa moderna y competitiva.
Dentro de este apartado, no hay que olvidar un componente fundamental de la promoción inmobiliaria. Nos referimos a la realización de ventas desde puntos remotos. Para esta gestión, es importante contar con herramientas de ventas que faciliten el registro de operaciones desde cualquier lugar de forma eficaz y segura, permitiendo el concurso de la fuerza de ventas propia o externa (comercializadoras).
– Interacción con otras aplicaciones: la multi-actividad es una característica muy difundida actualmente en el mundo inmobiliario. Por ello es fundamentar contar con una aplicación capaz de «dialogar´´ con otros productos de software destinados a gestiones específicas, a través de sistemas de intercambio de información estándares del mercado.
– Alto grado de implantación: Una solución que tenga un alto grado de implantación permite la entrada en una amplia comunidad de usuarios, con los beneficios que ello representa, como el aprovechamiento de sinergias o la garantía de evolución del producto como consecuencia de la demanda de mejoras efectuada por los clientes que lo utilizan.
Un buen instrumento para evaluar las plataformas candidatas es comprobar, a través de un «sondeo directo´´ de opinión, el grado de satisfacción de sus respectivos clientes. Ellos, mejor que nadie, nos dirán las virtudes y defectos que podemos encontrar.
La garantía del proveedor
Mención especial merece la figura del proveedor que suministra e implanta el producto. De nada sirve escoger la mejor de las plataformas si detrás no hay un buen garante que la respalde y avale su continuidad en el futuro. En este sentido, es importante evaluar la trayectoria y evolución de la compañía, tanto en el plano económico (solicite siempre antes de cualquier contratación el resumen anual de cuentas en el registro: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp ) como en el apartado de negocio. A este respecto, algunos factores claves son:
→ La figura del «fabricante-implantador´´ convierte a éste en el mejor interlocutor para posibles adaptaciones a medida del producto y facilita el mantenimiento del sistema en explotación.
→ La experiencia dentro del sector inmobiliario, tanto en el ámbito empresarial como en el de sus profesionales, es un valor estratégico para el futuro de la implantación. Un equipo de consultores capaces de hablar el mismo lenguaje del promotor y de establecer sinergias con éste, redundará en el beneficio del proyecto.
→ El número de clientes implantados es otro dato muy relevante. Según las convenciones más aceptadas en el sector de venta de software, no se puede catalogar como estándar un producto con menos de 50 instalaciones.
→ El crecimiento tecnológico y funcional del producto es directamente proporcional al número de implantaciones. Este factor parece evidente si se considera que las inversiones en i+d de la mayoría de las empresas tecnológicas vienen dadas por las peticiones que realizan los usuarios y que dan como resultado el crecimiento del producto.
Aspectos básicos
Finalmente, conviene no olvidar los aspectos básicos que debe cumplir cualquier solución de software corporativo. Estos «mínimos indispensables´´ -otrora considerados ventajas competitivas sobre otros productos- son cubiertos actualmente por la mayoría de las aplicaciones del mercado. En este sentido, el sistema elegido debe ser: integral, modular, sectorial y adaptable.
– Integral, entendiendo como tal el que contemple la relación e interacción de los diferentes procesos de la compañía, ya que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí de algún modo, resultando en muchos casos que el fin de un proceso se convierte en el punto de inicio del siguiente.
– Modular, en cuanto a la división de las funcionalidades elementales en módulos como comercial, contabilidad, tesorería, etcétera.
– Sectorial, adaptado a la casuística propia del negocio, en este caso el inmobiliario.
– Adaptable, esto es, que se ajuste a la idiosincrasia propia de cada empresa mediante procesos de configuración y parametrización, sin que sea necesario, en la medida de lo posible, costosas adaptaciones a medida.
En definitiva, la elección de un sistema corporativo exige la evaluación serena de múltiples factores que, debidamente escogidos, allanarán el camino hacia el éxito del proyecto. Finalmente, un último consejo: no comprometa la trayectoria de su compañía prestándose a «experimentos innovadores´´ basados más en las modas que en la esencia del negocio. Apueste sobre seguro eligiendo soluciones contrastadas.
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